domingo, 20 de octubre de 2013

EL ACTA DE ENTREGA: PRIMERA PARTE





ACTAS DE ENTREGA DE LOS ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS OFICINAS O DEPENDENCIAS
Lcda. Gloria Rondón
Septiembre 2011

1.     BASAMENTO LEGAL

  Constitución de República Bolivariana VenezuelaGORBV Nº 5.908 del 19/02/2009) (Art. 141
   Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema  Nacional      de Control Fiscal. Publicada en Gaceta Oficial Nº  6.013 Ext. De 23/12/2010. (Artículos 51, 52 y 53 )
·            Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de República y del Sistema Nacional de Control          Fiscal.(GORBV Nº 39.240 del 12/08/2009) (Art. 83)
·         Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario. (GORBV Nº 5.781 del 12/08/2005) (Art. 53 y 54)
·                Normas para Regular la Entrega de los Órganos de la Administración Pública y de sus Respectivas Oficinas o Dependencias. (GORBV Nº 39.229 del 28/07/2009)
.
2.     CONCEPTO

Es un instrumento administrativo mediante el cual el servidor público que se separa de su empleo, cargo o función, deja constancia del estado en que se encuentran los asuntos, bienes y recursos asignados y en resguardo de la limitación de responsabilidades del servidor público que recibe como del que hace entrega.

3.     DEBER DE HACER ENTREGA:

Todo servidor público que administre, maneje o custodie recursos o bienes  públicos, al cesar en su empleo, cargo o  función, deberá entregar formalmente el  órgano, entidad, oficina o dependencia  de la cual sea responsable.

4.     OBJETIVO DEL ACTA

·         Que el servidor público cuando se retira, proporcione a quien lo sustituya en el cargo, los elementos necesarios que le permitan cumplir con las tareas y compromisos inherentes al desempeño del cargo.
·         Permite constatar el resultado de la gestión y de los objetivos propuestos.
·         Delimitación de responsabilidades.

5.     MATERIALIZACIÓN DE LA ENTREGA

·         La entrega se efectúa en la fecha en que el servidor público que lo sustituya en sus funciones tome posesión del cargo, o en un plazo que no excederá de tres (03) días hábiles contados a partir de la toma de posesión.
·         Entrega al funcionario público que la máxima autoridad jerárquica del respectivo ente u organismo designe para tal efecto. 
6.     ÁMBITO SUBJETIVO DE APLICACIÓN:
·         Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Nacional.
·         Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal.
·         Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los distritos y distritos metropolitanos.
·         Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Municipal.
·         Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los territorios federales y dependencias federales.
·         Los institutos autónomos nacionales, estadales, distritales y municipales.
·         El Banco Central de Venezuela.
·         Las Universidades Públicas.
·         Las demás personas de Derecho Público nacionales, estadales, distritales y municipales.
·         Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren los numerales anteriores tengan participación en su capital social, así como las que se constituyan con la participación de aquellas.
·         Las fundaciones y asociaciones civiles y demás instituciones creadas con fondos públicos, o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores (...)

7.     AUTORIDADES RESPONSABLES DE LA ENTREGA:
·         Los Presidentes de Juntas Directivas, Junta Administradora, Consejo Directivo u órgano similar.
·         Los Gerentes o Directores. Jefes Autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico.
·         Servidor público saliente, elabora, presenta y suscribe la respectiva acta de entrega

8.     OMISIÓN DE LA ENTREGA FORMAL (ART.9 NRE)

Servidor público entrante o la persona designada por la máxima autoridad jerárquica, levanta acta detallada, con asistencia de dos testigos, y del auditor interno del organismo entidad, dejará constancia del estado en que encuentre los asuntos, bienes y recursos asignados, y se especificaran errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren, u
otra situación que sea necesario señalar


9.     CONTENIDO DEL ACTA:

·         Lugar y fecha de la suscripción del Acta
·         Identificación del órgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.
·         Identificación de quien entrega y de quien recibe.
·         Motivo de la entrega y su fundamentación legal.
·         Relación de los anexos que acompañan al acta y que se mencionan en los Artículos 11 al 17 de las presentes Normas, según sea el caso, con mención expresa de que forman parte integrante del acta.
·         Suscripción del acta por parte de quien entrega y de quien recibe

1.  ANEXOS DEL ACTA

·         Estado de las cuentas que refleje la situación presupuestaria, financiera y patrimonial, cuando sea aplicable.
·         Mención del número de cargos existentes (empleados, obreros, fijos, contratados, jubilados y pensionados)
·         Inventario de bienes muebles e inmuebles
·         Situación de la ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto.
·         Índice general del archivo
·         Cualquier otra información o documentación necesaria.

1. OTROS ANEXOS DEL ACTA:
·         Unidades Administradoras (Art. 53 Reglamento Nº 1 de LOAFSP):
o    Monto de los fondos de bienes asignados a la respectiva unidad administradora.
o    Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega de la gestión
o    Estados bancarios actualizados y conciliados.
o    Lista de comprobantes de gastos.
o    Cheques emitidos pendiente de cobro.


·         Órganos o entidades que manejan ramos específicos (Art. 13 NRE)
o    Detalle de lo liquidado y recaudado por los rubros respectivos, y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.
·         Órganos de control fiscal (Art. 14 NRE)
o    Relación de los expedientes abiertos con ocasión del ejercicio de la potestad de investigación.
o    Procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidades, con indicación del estado en que se encuentran

·         Gobernaciones, oficinas o dependencias de hacienda estadal (Art. 16 NRE)
o    Situación del Tesoro Estadal.
o    Información de la ejecución del presupuesto estadal de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.
o    Situación de las cuentas del respectivo estado

·         Alcaldías, dirección de hacienda distrital o municipal (Art. 17 NRE)
o    Situación del Tesoro Distrital o Municipal.
o    Información de la Ejecución del presupuesto distrital o municipal de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.
o    Situación de las cuentas distritales o municipales.
o    Inventario detallado de los terrenos ejidos y de los terrenos propios distritales o municipales.
o    Relación de ingresos producto de las ventas de terrenos ejidos o terrenos propios distritales o municipales.

1.  DATOS E INFORMACIÓN QUE DEBE INCLUIRSE EN EL ACTA

Los anexos del acta de entrega deberán incluir datos e información, con fecha de corte al momento del cese del servidor público que entrega.
Es responsabilidad de quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos tanto cualitativa como cuantitativamente. (Art. 18 NRE)
En caso de no existir información o los documentos requeridos para el acta y sus anexos, se dejará constancia de tal condición y de los motivos que impidieron su entrega. (Art. 19 NRE)
Especificar los errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren en el levantamiento de la misma, así como cualquier otra situación que sea  necesario señalar. (Art. 20 NRE)

...  ORIGINAL Y COPIAS DEL ACTA Y SUS ANEXOS:

o    El acta de entrega y sus anexos se elaborarán en original y tres copias certificadas.  (Art. 21 NRE)
o    Original se archiva en el despacho de la máxima autoridad jerárquica, o en la oficina o dependencia que se entrega.
o    Una (1) copia certificada se entregará al servidor público que recibe.
o    Una (1) copia certificada se entregará al servidor público que entrega.
o    Una (1) copia certificada se entregará a la Unidad de Auditoría Interna del órgano o entidad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de suscripción del acta.

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