FORMACIÓN,
PARTICIPACIÓN, RENDICIÓN, EXAMEN Y CALIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE LOS RECURSOS
DE UN EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO O PERÍODO DETERMINADO, DE LOS ÓRGANOS DE
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL, ESTADAL, DISTRITAL Y MUNICIPAL Y SUS ENTES
DESCENTRALIZADOS
Fundamento Legal
ESTRUCTURA
DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA
2015
GUIA DE DOCUMENTOS
A SER UTILIZADOS
1.
ÁREA DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
2.
FILOSOFÍA INSTITUCIONAL (MISIÓN, VISIÓN, VALORES, PRINCIPIOS Y
OBJETIVOS)
3.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE
ESTABLEZCAN LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO.
4.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
5.
GACETA CON LA DESIGNACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA (CUANDO SE TRATE DE IN
ENTE DESCENTRALIZADO)
6.
GACETA O ACTO ADMINISTRATIVO DONDE SE NOMBRE AL CUENTADANTE O
RESPONSABLE DE FORMAR LA CUENTA.
7.
GACETA OFICIAL O ACTO ADMINISTRATIVO, MEDIANTE LA CUAL LA MÁXIMA
AUTORIDAD DELEGA ORDENAR COMPROMISOS, PAGOS Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS.
8.
PUNTOS DE CUENTA.
9.
AGENDAS DEL DIRECTORIO. (CUANDO SE TRATE DE IN ENTE DESCENTRALIZADO)
10.
DESIGNACIÓN DEL FUNCIONARIO O FUNCIONARIA QUE ACTÚE COMO RESPONSABLE
PATRIMONIAL DE BIENES, DEBIDAMENTE APROBADO POR LA MÁXIMA AUTORIDAD Y PUBLICADO
EN GACETA MUNICIPAL.
11.
CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES
PÚBLICOS
12.
SISTEMA DE INDICADORES GESTIÓN.(ATENDIENDO A LAS CARACTERÍSTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN)
2.
ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN.
1.
PLAN OPERATIVO ANUAL
2.
INFORME DE GESTIÓN.
3.
ÁREA CONTABLE.
1.
LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES, REGISTROS Y AJUSTES
2.
ESTADOS FINANCIEROS DEL PERÍODO SUJETO A RENDICIÓN.
4.
ÁREA ADMINISTRATIVA.
1.
DECRETOS, RESOLUCIONES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS VINCULADOS CON EL MANEJO
DE LOS RECURSOS ORDENADAS EN FORMA CRONOLÓGICA.
2.
CONSTANCIA DE LA CAUCIÓN PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS.
3.
ACTAS DE ENTREGA, EN EL CASO DEL CESE DE FUNCIONES POR PARTE DE LOS
CUENTADANTES O RESPONSABLES EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS.
4. INFORME DE AUDITORÍAS
EXTERNAS PRACTICADAS AL ÓRGANO O ENTE, VINCULADAS AL MANEJO DE RECURSOS DURANTE
EL PERÍODO SUJETO A REVISIÓN.
5.
ÁREA PRESUPUESTARIA.
1. ORDENANZA DE PRESUPUESTO
DE INGRESOS Y EGRESOS O PRESUPUESTO CUANDO SE TRATE DE UN ENTE DESCENTRALIZADO
2. GACETAS DE CRÉDITOS
ADICIONALES.
3. GACETAS DE MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS.
4. GACETAS CON
RECTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
5. GACETAS CON
INSUBSISTENCIAS
6. GACETAS CON REBAJAS AL
PRESUPUESTO.
5. EJECUCIONES
PRESUPUESTARIAS DURANTE EL PERÍODO SUJETO A REVISIÓN.
6. FORMULARIOS DE ASIGNACIÓN
DE LOS CRÉDITOS PRESUPUESTARIOS Y DISTRIBUCIÓN GENERAL O ADMINISTRATIVA SEGÚN EL
CASO
7. REPORTE DE LA EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA
8. RELACIÓN DE LOS COMPROMISOS
VÁLIDAMENTE ADQUIRIDOS, CAUSADOS Y NO
PAGADOS AL CIERRE DEL EJERCICIO FISCAL.
6.
ÁREA FINANCIERA.
1. RELACIÓN DE LAS CUENTAS
BANCARIAS QUE MANEJA LA INSTITUCIÓN Y
SUS RESPECTIVAS AUTORIZACIONES POR PARTE DE LA OFICINA NACIONAL DEL TESORO.
2. LIBROS AUXILIARES Y DE
BANCO
3. ESTADOS DE CUENTA Y
CONCILIACIONES BANCARIAS DE CADA UNA DE LAS CUENTAS.
4. PLANILLAS DE REINTEGRO AL
TESORO MUNICIPAL POR LOS REMANENTES DE LOS FONDOS CAUSADOS Y NO PAGADOS, CUANDO
PROCEDAN.
5. RESUMEN DETALLADO DE LOS
FONDOS DE AVANCE Y ANTICIPO, INDICANDO EL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LOS CREÓ, LOS
RESPONSABLES, FINALIDADES, MONTOS, ENTIDAD Y CUENTA BANCARIA.
6. LISTADO DE RETENCIONES
EFECTUADAS A LOS PAGOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS ENTERADAS Y PENDIENTES POR
ENTERAR CORRESPONDIENTE A: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, IVA Y TIMBRE FISCAL.
7.
ÁREA DE INGRESOS.
1. LISTADO DETALLADO DE LOS
RECURSOS (TRANSFERENCIAS, CRÉDITOS ADICIONALES, APORTES, SITUADO, DONACIONES,
ENTRE OTROS) POR EL ENTE, INDICANDO: TIPO, INSTITUCIÓN EMISORA, FECHA, MONTO,
OBJETO, ENTIDAD Y CUENTA BANCARIA.
2. REPORTE ADMINISTRATIVO O
RELACIÓN DETALLADA, CRONOLÓGICA Y CLASIFICADA POR TIPO Y RAMO DE INGRESOS
(LIQUIDADOS, ANULADOS, EXONERADOS, EXENTOS Y RECAUDADOS. EN ELLOS DEBE CONSTAR:
NOMBRES Y NÚMEROS DE CONTRIBUYENTES O USUARIOS, CONCEPTO, BASE LEGAL Y DE
CÁLCULO.
3. LISTADO DE
CONTRIBUYENTES, CLIENTES O USUARIOS POR RUBRO DE INGRESOS, DONDE SE INDIQUE:
NÚMERO DE REGISTRO, NOMBRE, DIRECCIÓN, CONCEPTO Y MONTO CAUSADO.
4.
PLANILLAS O COMPROBANTES DE INGRESOS, VENTAS O RENTAS Y CUALQUIER OTRO
DOCUMENTO QUE SE CONSIDERE JUSTIFICATIVO DE
LA LIQUIDACIÓN LOS CUALES
DEBERÁN SER ORDENADOS
DE FORMA CRONOLÓGICA
Y CORRELATIVA.
5.
RESUMEN DE LAS ANULACIONES, EXONERACIONES Y EXENCIONES, DONDE CONSTE LA
JUSTIFICACIÓN Y PROCEDENCIA DEL BENEFICIO.
6.
RESUMEN DE LOS INGRESOS, VENTAS, O RENTAS CAUSADAS Y POR LIQUIDAR O REGISTRAR, ASÍ COMO AQUELLOS
LIQUIDADOS Y PENDIENTES DE RECAUDACIÓN AL 31/12 DE CADA AÑO.
8.
ÁREA DE EGRESOS
1.
LISTADO DE LAS ÓRDENES DE PAGO.
2.
LISTADO DE COMPROBANTES DE EGRESOS.
3.
ÓRDENES DE PAGO O COMPROBANTES DE EGRESO Y GASTOS, EMITIDOS DURANTE EL
EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO CON SU CORRESPONDIENTE IMPUTACIÓN
PRESUPUESTARIA, DEBIDAMENTE APROBADOS POR LOS RESPONSABLES AUTORIZADOS, ARCHIVADOS
EN ORDEN CRONOLÓGICO Y CON LOS SOPORTES JUSTIFICATIVOS.
4.
ÓRDENES O COMPROBANTES DE PAGO Y SUS SOPORTES EFECTUADOS CON CARGO A
FONDOS DE AVANCE, FONDOS EN ANTICIPO Y CAJAS CHICAS.
5.
LISTADOS DE GASTOS CAUSADOS Y NO PAGADOS AL 31 DE DICIEMBRE.
6.
RELACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA Y DE SERVICIO, ORDENADOS EN FORMA
CRONOLÓGICA Y CORRELATIVA.
7.
RELACIÓN DE SOLICITUDES DE VIÁTICOS Y PASAJES, ORDENADOS EN FORMA
CRONOLÓGICA Y CORRELATIVA.
8.
LISTADO DE LOS PROCESOS DE
CONTRATACIONES PÚBLICAS, PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES, EJECUCIÓN DE OBRAS Y
PRESTACIÓN DE SERVICIOS, A TRAVÉS DE CONSULTA DE PRECIOS, CONCURSOS ABIERTOS,
CONCURSOS CERRADOS Y CONTRATACIONES DIRECTAS, ASÍ COMO AQUELLOS EXCLUIDOS DE
LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN.
9. EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIONES PÚBLICAS
(CONCLUIDOS: INCLUYE PAGOS) ELABORADOS POR LA COMISIÓN DE CONTRATACIONES.
DICHOS EXPEDIENTES DEBERÁN ESTAR NUMERADOS, FOLIADOS Y CONTENER LOS DOCUMENTOS
REQUERIDOS POR LA LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS Y SUS REGLAMENTOS.
10. EXPEDIENTES DE LOS
SERVICIOS BÁSICOS.
11. LISTADO DE LOS BIENES
ADQUIRIDOS, ASÍ COMO DE OBRAS Y SERVICIOS NO BÁSICOS CONTRATADOS Y EJECUTADOS O
EN PROCESO DE EJECUCIÓN (DESMALEZAMIENTO, VIGILANCIA, APOYO A SISTEMAS,
RECOLECCIÓN DESECHOS SÓLIDOS, AUDITORÍA EXTERNA, ETC.)
9. ÁREA DE RECURSOS HUMANOS:
1 COMPROBANTES JUSTIFICATIVOS DE LOS GASTOS POR CONCEPTO TALENTO HUMANO, QUE INCLUYA AL PERSONAL DE
ALTO NIVEL, FIJO, EN COMISIÓN DE SERVICIO, CONTRATADO, JUBILADO Y PENSIONADO,
ENTRE LOS CUALES DETALLAN LOS SIGUIENTES:
Ø MANUAL DESCRIPTIVO DE
CLASES DE CARGOS, REGISTRO DE ASIGNACIÓN DE CLASE DE CARGOS Y TABULADORES DE
SUELDOS VIGENTES PARA EL PERSONAL.
Ø EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
EN MATERIA DE PERSONAL.
Ø RESUMEN MENSUAL DE TODAS
LAS NÓMINAS DE PERSONAL( FIJO,, JUBILADO, CONTRATADO Y EN COMISIÓN DE SERVICIO)
Y SUS EXPEDIENTES.
Ø RESUMEN MENSUAL DE LAS
RETENCIONES EFECTUADAS AL PERSONAL Y ENTERADAS A SUS LEGÍTIMOS BENEFICIARIOS
(ISLR, IVSS, FAO, INCE).
Ø RESUMEN MENSUAL DE LOS
APORTES PATRONALES CANCELADOS Y ENTERADOS A SUS LEGÍTIMOS BENEFICIARIOS.
Ø CONCILIACIONES MENSUALES
CON LOS BENEFICIARIOS DE LOS APORTES PATRONALES (IVSS, PARO FORZOSO, POLÍTICA
HABITACIONAL, CAJA DE AHORRO).
Ø ESTADO DE CUENTA Y
RESUMEN MENSUAL DETALLADO DEL FIDEICOMISO DE PRESTACIONES SOCIALES.
Ø RESUMEN MENSUAL DEL PAGO
POR CONCEPTO DE BONO DE ALIMENTACIÓN.
Ø RESUMEN MENSUAL DEL PAGO
DE COMISIONES POR SUMINISTRO DE TICKETS DE ALIMENTACIÓN O SU EQUIVALENTE.
Ø RESUMEN MENSUAL DEL PAGO
DEL BENEFICIO DE HCM.
Ø RESUMEN MENSUAL DE PAGOS
DE OTRAS REMUNERACIONES AL PERSONAL.
Ø RESUMEN MENSUAL DE PAGOS
DE BENEFICIOS ADICIONALES AL PERSONAL.
Ø RESUMEN MENSUAL DE PAGOS
DEL BONO VACACIONAL.
Ø RESUMEN MENSUAL DE PAGOS
DE AGUINALDOS O BONIFICACIÓN DE FIN DE AÑO.
Ø RELACIÓN DETALLADA DE LOS
COMPROMISOS PENDIENTES AL CIERRE DEL EJERCICIO, POR CONCEPTO TALENTO HUMANO.
10. ÁREA DE BIENES PÚBLICOS:
1.
DESIGNACIÓN DEL FUNCIONARIO QUE
ACTÚE COMO RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES. (VER: DECRETO CON RANGO Y FUERZA
DE LEY ORGANICA DE BIENES PÚBLICOS)
2. CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES
PÚBLICOS. VER: DECRETO CON RANGO Y FUERZA DE LEY ORGANICA DE BIENES PÚBLICOS)
3.
INVENTARIO INICIAL DE BIENES PÚBLICOS: MUEBLES E INMUEBLES, DONDE SE
INDIQUE EL GRADO DE OPERATIVIDAD.
4. FORMULARIOS AUXILIARES PRESCRIPTIVOS PARA EL CONTROL DE LOS BIENES
PÚBLICOS.
5. RESUMEN DETALLADO DE LOS BIENES ARRENDADOS O EN COMODATOS.
6.
RELACIÓN DETALLADA DE BIENES TRANSFERIDOS BAJO CUSTODIA Y
ADMINISTRACIÓN.
7. LISTADO DE ADQUISICIONES E INCORPORACIONES DE BIENES AL INVENTARIO.
8. LISTADO DE LAS DESINCORPORACIONES DE BIENES Y SU JUSTIFICATIVO
9. RELACIÓN DETALLADA Y CORRELATIVA DE LOS CONTROLES PERCEPTIVOS DE LOS
BIENES ADQUIRIDOS, RECIBIDOS Y SUS CONDICIONES.
10. RESUMEN DE FALTANTES DE
BIENES Y SUS JUSTIFICATIVOS.
11. RESUMEN DE DONACIONES DE
BIENES PÚBLICOS Y SUS JUSTIFICATIVOS.
12. ESTUDIOS TÉCNICOS
(AVALÚOS) ELABORADOS EN OCASIÓN DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES.
13. INVENTARIO FINAL DE
BIENES PÚBLICOS AL CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO.
14. PÓLIZAS DE SEGURO DE
BIENES, VIGENTES EN EL PERÍODO SUJETO A RENDICIÓN.
11. ÁREA DE PROVEEDURÍA Y
ALMACÉN.
1.
INVENTARIO AL INICIO DEL EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO A RENDIR.
2. ENTRADAS MENSUALES AL ALMACÉN O DEPÓSITO (TRASPASO, COMPRAS, PRODUCCIÓN,
DONACIÓN, PERMUTA).
3.
REINTEGRO O DEVOLUCIONES MENSUALES.
4.
MOVIMIENTOS MENSUALES DE ALMACÉN Y PROVEEDURÍA, CON SUS JUSTIFICATIVOS.
5. MOVIMIENTOS MENSUALES DE SALIDAS, VENTAS, SUMINISTROS, ENTREGA Y
DONACIONES.
6. MOVIMIENTOS MENSUALES DE LAS DESINCORPORACIONES (DETERIORO, MERMA,
INSERVIBILIDAD).
7.
MOVIMIENTOS MENSUALES DE PRÉSTAMOS AUTORIZADOS.
8. INVENTARIO FINAL AL CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO.
9.
ACTAS LEVANTADAS CON MOTIVO DE CONTROLES PERCEPTIVOS, CONTROLES DE
INVENTARIO, FALTANTES, DESINCORPORACIONES, PRÉSTAMOS ETC.
GUÍA
DOCUMENTOS PARA EXAMEN DE LA CUENTA 2014
DEL MUNICIPIO ………………………………….DEL ESTADO……………..
v PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO
1- ORDENANZA DE PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS CORRESPONDIENTE AL
EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO DEL AÑO 2014
2- PLAN OPERATIVO ANUAL
3- INFORME DE GESTIÓN
4- CRÉDITOS ADICIONALES APROBADO
SEGÚN DECRETO DE FECHA Y BOLÍVARES
5- TRASPASOS PRESUPUESTARIOS , SE
EJECUTO Y SE CAUSO Y SE PAGO LA CANTIDAD
6- RESUMEN GENERAL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
7-
RELACIÓN DE LOS
INSTRUMENTOS ELABORADOS
v CONTABILIDAD
1- BALANCE GENERAL, LIBROS Y
ESTADOS FINANCIEROS
2- RELACIÓN SOBRE CONTRATOS ELABORADOS
v ADMINISTRACIÓN Y FINANZA
1- RELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
2- LIBROS AUXILIARES
3- ESTADOS DE CUENTAS Y CONCILIACIONES
4- RESUMEN DETALLADO DE CAJA CHICAS
5- CONSTANCIAS DE REPOSICIONES DE LOS FONDOS DE ANTICIPOS Y CAJAS CHICAS
6- LISTADOS DE RETENCIONES EFECTUADAS ENTERADAS Y PENDIENTE POR ENTERAR(
ISLR; IVA; ETC. )
7- LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO
8- EXPEDIENTES DE CONTRATACIONES
9- COMPROBANTES JUSTICIADOS DE LOS GASTOS POR CONCEPTOS DE RECURSOS
HUMANO
10- MANUAL DE CARGOS Y TABULADORES DE SUELDO VIGENTE
11- RESUMEN MENSUAL D LA NOMINA DE PERSONAL
12- RESUMEN MENSUAL DE LAS RETENCIONES EFECTUADAS AL PERSONAL Y ENTERADOS A SUS LEGÍTIMOS BENEFICIARIOS
13- RESUMEN DE LOS APORTES PATRONALES CANCELADOS Y ENTERADOS
A SUS LEGÍTIMOS BENEFICIARIOS
14- CONCILIACIONES MENSUALES CON LOS ÓRGANOS Y ENTES BENEFICIADOS DE LOS
APORTES PATRONALES
15- ESTADOS DE CUENTAS Y RESUMEN MENSUAL DEL FIDEICOMISO DE PRESTACIONES
SOCIALES
16- RESUMEN MENSUAL DEL PAGO DE BENEFICIO DE BONO DE ALIMENTACIÓN
17- RESUMEN MENSUAL DEL PAGO DE COMISIONES POR SUMINISTRO DE TICKET DE
ALIMENTACIÓN O SU EQUIVALENTE
18- RESUMEN DEL PAGO DEL BENEFICIO DE HCM O SU EQUIVALENTE
19- RESUMEN MENSUAL DEL PAGO DE OTRAS REMUNERACIONES AL PERSONAL
20- RESUMEN MENSUAL DEL PAGO DE BONO VACACIONAL
21- RESUMEN DE PAGO DE AGUINALDO O BONIFICACIÓN DE FIN DE AÑO
22- RELACIÓN DETALLADA DE LOS COMPROMISOS PENDIENTE AL CIERRE DEL AÑO 2014
POR CONCEPTOS DE RECURSOS HUMANO
v BIENES PÚBLICOS
1.
DESIGNACIÓN DEL FUNCIONARIO QUE
ACTÚE COMO RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES.
2.
CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES
PÚBLICOS.
3. INVENTARIO INICIAL PARA EL EJERCICIO 2014
4. MOVIMIENTOS DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS. CUADRO QUE DIGA INCORPORACIONES
DESINCORPORACIONES Y MOVIMIENTOS DE LOS
BIENES MUEBLES ASIGNADOS EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS
5. BIENES FALTANTE
6. INVENTARIO FINAL PARA EL EJERCICIO 2014
7. PÓLIZA DE SEGURO DE BIENES
8. ACCIONES REALIZADAS POR EL AREA DEL ARCHIVO GENERAL Y ALMACÉN
