REPÚBLIA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE PLANIFICACION Y FINANZAS
SUPERINTENDENCIA DE BIENES PÚBLICOS (SUDEBIP)
INSTRUCTIVO GENERAL DE INICIO
PROCESO
DE ADECUACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y REGISTROS DE LOS BIENES PÚBLICOS EN LOS
ÓRGANOS Y ENTES DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL
FUNDAMENTACIÓN
El presente documento tiene por finalidad indicar los pasos que deberán
seguir los Órganos y Entes del Sector Público Nacional, a los fines de dar
inicio a las actividades vinculadas al proceso de Adecuación de los Inventarios
y Registros de los Bienes Públicos que administran, conforme a los instrumentos
de carácter normativo, técnico y procedimental, que a tal efecto ha formalizado
esta superintendencia.
El proceso de adecuación antes mencionado, da cumplimiento a la
Disposición Transitoria Segunda del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
Orgánica de Bienes Públicos (publicada en G.O.R.B.V N° 39.952 de fecha
26/06/2012), que ordena la adecuación de los inventarios y registros de los
Bienes Públicos por parte de los Órganos y Entes que conforman el Sector
Público, de acuerdo a los lineamientos que al efecto establezca la SUDEBIP;
como punto de partida para la conformación del Registro General de Bienes
Públicos, consagrado en el artículo 31 del referido Decreto Ley.
Dicho sistema, está definido como una herramienta que, soportada en
medios informáticos, permite mostrar permanente información actualizada, en
relación a:
• Indicación de los bienes, acciones y
derechos propiedad del Sector Público, sean éstos del dominio público o
privado, con especificación del Órgano o Ente que ostente la titularidad de la
propiedad, asignación o adscripción de los mismos; los derechos patrimoniales
incorporales y los bienes georreferenciados de valor artístico e histórico.
• Forma, fecha y valor de adquisición.
• Estado de conservación, uso y
mantenimiento.
• Ubicación geográfica y
georreferenciada del bien.
• Responsable Patrimonial del
mantenimiento, conservación y protección del bien.
• Valor de mercado actualizado del bien.
• Cualquier otra información que se estime conveniente para la correcta
ubicación y clasificación de los Bienes Públicos.
La
Adecuación de los Inventarios y Registros de los Bienes Públicos, se entenderá
como el proceso que, en apego a la normativa legal y reglamentaria establecida
en la materia, permitirá la adecuación de las estructuras de datos que soportan
los inventarios y registros de los Bienes Públicos que administran los Órganos
y Entes del Sector Público, y la posterior remisión a la SUDEBIP de la
información correspondiente a estos inventarios y registros actualizados, con
el propósito de conformar el Inventario General de Bienes Públicos de los
Órganos y Entes del Sector Público; uno de los requisitos iniciales para la
puesta en marcha del Sistema de Información del Registro General de Bienes
Públicos (SIRGEBIP).
Desde el punto de vista de su ejecución, el proceso estará
caracterizado de la siguiente manera:
• Los parámetros y criterios para su
realización, han sido establecidos por la SUDEBIP en términos de: fases,
actividades, responsables, tiempos de ejecución y entregables.
• Las fases y actividades del proceso
han sido estructuradas sobre la base de una lógica de ejecución que contempla:
mecanismos de consultas, aclaratorias e instrumentos de capacitación.
• Las actividades para la adecuación de
las estructuras de datos, preparación y remisión de la data actualizada
inherente a los inventarios y registros de los Bienes Públicos, serán
responsabilidad de los Órganos y Entes.
• Las actividades para la recepción,
validación y consolidación de la información de los inventarios y registros de
los Bienes Públicos de los Órganos y Entes, serán competencia de la SUDEBIP.
• El proceso estará soportado por
instrumentos de tipo documental conformados principalmente por el manual ya
referido y otros complementarios de carácter instructivo e informativo.
• Las herramientas informáticas que
soportarán el proceso, estarán representadas por las funcionalidades
disponibles del componente de software del sistema (SIRGEBIP) y el uso de la
mensajería electrónica.
• Además de estas herramientas, la SUDEBIP dispondrá de un Centro de
Atención y Gestión de Requerimientos Institucionales (CENAGER), para la
canalización de las solicitudes y planteamientos que desde los Órganos y Entes
se generen, como parte de la ejecución de las actividades.
En este
orden de ideas, se concibe este instructivo general como una guía de
orientación para la realización de las primeras actividades que dan inicio al
proceso.
PASOS INICIALES
De conformidad con las disposiciones establecidas en la Providencia
Administrativa N° 006-2013 emanada de la Superintendencia de Bienes Públicos de
fecha 22/02/2013 y publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela N° 40.120 de fecha 28/02/2013, las especificaciones técnicas
contenidas en el Manual de Especificaciones Técnicas para la Adecuación de los
Inventarios y Registros de los Bienes Públicos en los Órganos y Entes del
Sector Público (Versión 1, febrero 2013), aprobado por el Superintendente
Nacional de Bienes Públicos mediante Punto de Cuenta N° 001-RGBP de fecha
01/03/2013 y el Cronograma General de Actividades que aplicará a los Órganos y
Entes que conforman el Sector Público Nacional, aprobado mediante Punto de Cuenta
N° 002-RGBP de fecha 01/03/2013, se establecen las siguientes actividades
iniciales:
1. VERIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS RECIBIDOS.
Una vez recibido el oficio mediante el cual la SUDEBIP formaliza el
proceso, el funcionario designado por la máxima autoridad del respectivo Órgano
o Ente, deberá verificar la recepción de los siguientes anexos:
• Credenciales del “usuario de inicio”
asignadas al Órgano o Ente para la conexión al sistema (impresa y en sobre
cerrado)
• Instructivo General de Inicio (digitalizado).
• Decreto N° 9.041 con Rango, Valor y
Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos (reimpresión), publicado en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 39.952 de fecha 26/06/2012
(digitalizado).
• Providencia Administrativa N° 006-2013
emanada de la Superintendencia de Bienes Públicos de fecha 22/02/2013,
publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, N° 40.120
de fecha 28/02/2013 (digitalizada).
• Manual de Especificaciones Técnicas
para la Adecuación de los Inventarios y Registros de los Bienes Públicos en los
Órganos y Entes del Sector Público (Versión 1, febrero 2013) (digitalizado).
• Cronograma General de Actividades aplicable al Sector Público
Nacional (febrero 2013) (digitalizado).
INSTRUCTIVOGENERALDE INICIOPROCESO DEADECUACIÓN DE LOS INVENTARIOS
Y REGISTROS DE LOS BIENES PÚBLICOS
2.LECTURA DE LOS
PRIMEROS INSTRUMENTOS.
Una vezverificada la recepción de los anexos, se deberá realizar
una lectura rigurosa tantodel Decreto N° 9.041 con Rango, Valor y Fuerza de Ley
Orgánica de Bienes Públicos, como delaProvidencia Administrativa N° 006-2013.
Esto,con la finalidad de cumplirconlasprimerasactividades que de su lectura se
desprenden yal mismo tiempo,generar las consultas yaclaratorias en relación a
la aplicacióndetalesinstrumentos en el marco de la ejecución delproceso.
3.NOMBRAMIENTO DEL
RESPONSABLE PATRIMONIAL.
Después de realizar la lectura de los instrumentos indicados en el
paso anterior, se deberánverificar las actividades internas a nivel del Órgano
o Ente, conducentes a la designacióndelResponsable Patrimonial,tal comolo exige
el artículo 1de laProvidencia Administrativayareferida.
4.PRIMER CONTACTO.
Elfuncionarioreceptordesignado por la máxima autoridad del Órgano
o Entecomo Responsable Patrimonial,deberárealizar el primer contacto con la
SUDEBIP, enviando unmensaje de correo electrónico a la
direcciónsudebip_registro@mpf.gob.veparaconfirmar larecepción de todos los
instrumentosy al mismo tiempo suministrarlos siguientes datos:
Del Responsable Patrimonial:
•Nombresy Apellidos
•Cédula de Identidad
•Cargo
•Denominación de
launidad deadscripción
•Teléfono de
contacto
•Correo electrónico
(institucional y no genérico)
Del Órgano o Ente:
•Nombreo Razón
Socialdel Órgano o Ente
•Número del Registro
de Información Fiscal del Órgano o Ente (R.I.F)
Dicho mensaje de
correo electrónico es de suma importancia, dado que la SUDEBIP actualmente está
conformando el “Directorio de Contactos Institucionales”, necesario como
herramienta de apoyo, no sólo para el proceso que se está desarrollando, sino
también para las próximas actividades que en el corto plazo se estarán
acometiendo.
Al respecto, serán estos funcionarios quienes tramitarán ante la
SUDEBIP las solicitudes de consultas y aclaratorias que se generen en el marco
de la ejecución del Cronograma General de Actividades, correspondiente al
proceso.
Las consultas y aclaratorias por parte de los Órganos y Entes serán
canalizadas a través del Centro de Atención y Gestión de Requerimientos
Institucionales de la Superintendencia (CENAGER), mediante el uso del correo
electrónico sudebip_registro@mpf.gob.ve o en su defecto por los números
telefónicos (0212) 8025473-5477-5469/8025501-5507-5515. Las respuestas serán
emitidas por la SUDEBIP a través de la mensajería electrónica y adicionalmente
serán publicadas en el “espacio web compartido” (Menú de Inicio) que
proporciona el Sistema de Información del Registro General de Bienes Públicos
(SIRGEBIP).
5. LECTURA DE LOS DEMAS INSTRUMENTOS.
Realizado el primer contacto, se deberá continuar con la lectura
rigurosa y pormenorizada del Manual de Especificaciones Técnicas para la
Adecuación de los Inventarios y Registros de los Bienes Públicos y el
Cronograma General de Actividades recibidos, a los fines de determinar sus
alcances y tener una visión global del proceso.
Durante la realización de este paso, se recomienda generar todas las
consultas y aclaratorias que se consideren pertinentes y canalizarlas al
CENAGER de la SUDEBIP, por los mecanismos de comunicación ya indicados.
6. CONEXIÓN INICIAL AL SISTEMA (MENU DE INICIO).
Haciendo uso de las Credenciales del “usuario de inicio” entregadas al
Órgano o Ente, se deberá verificar la conexión al “espacio web compartido”
(Menú de Inicio) que proporciona el Sistema de Información del Registro General
de Bienes Públicos (SIRGEBIP), para propósitos de coordinación de actividades,
publicación de aclaratorias, manuales, instructivos, cuestionarios y solicitud
de cualquier tipo de información adicional.
Los parámetros de autenticación del usuario y la dirección URL de
ubicación del sistema, se indican en el documento de credenciales del “usuario
de inicio”.
Cualquier inconveniente que se presente durante la
realización de esta actividad, deberá ser comunicado inmediatamente al CENAGER
de la SUDEBIP, a través de los mecanismos que han sido indicados (mensajería
electrónica o llamada telefónica).
7. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES SEGÚN CRONOGRAMA
Llegado este paso, los Órganos y Entes continuarán con la ejecución del
proceso según las actividades programadas en el Cronograma General de
Actividades.
Al respecto,
se recomienda que cada Órgano y Ente genere a nivel interno su propio
cronograma de actividades, basado en una planificación interna que le permita
cumplir con los tiempos y entregables establecidos, en el Cronograma General de
Actividades del proceso.
