RENDICIÓN, EXAMEN Y CALIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

FORMACIÓN, PARTICIPACIÓN, RENDICIÓN, EXAMEN Y CALIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE LOS RECURSOS DE UN EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO O PERÍODO DETERMINADO, DE LOS ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL, ESTADAL, DISTRITAL Y MUNICIPAL Y SUS ENTES DESCENTRALIZADOS

Fundamento Legal

ESTRUCTURA DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA

2015

GUIA DE DOCUMENTOS A SER UTILIZADOS

1.      ÁREA DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1.      ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

2.      FILOSOFÍA INSTITUCIONAL (MISIÓN, VISIÓN, VALORES, PRINCIPIOS Y OBJETIVOS)

3.      MANUAL  DE PROCEDIMIENTOS QUE ESTABLEZCAN LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO.

4.      MANUAL DE ORGANIZACIÓN

5.      GACETA CON LA DESIGNACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA (CUANDO SE TRATE DE IN ENTE DESCENTRALIZADO)

6.      GACETA O ACTO ADMINISTRATIVO DONDE SE NOMBRE AL CUENTADANTE O RESPONSABLE DE FORMAR LA CUENTA.

7.      GACETA OFICIAL O ACTO ADMINISTRATIVO, MEDIANTE LA CUAL LA MÁXIMA AUTORIDAD DELEGA ORDENAR COMPROMISOS, PAGOS Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS.

8.      PUNTOS DE CUENTA.

9.      AGENDAS DEL DIRECTORIO. (CUANDO SE TRATE DE IN ENTE DESCENTRALIZADO)

10.  DESIGNACIÓN DEL FUNCIONARIO O FUNCIONARIA QUE ACTÚE COMO RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES, DEBIDAMENTE APROBADO POR LA MÁXIMA AUTORIDAD Y PUBLICADO EN GACETA MUNICIPAL.

11.  CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES PÚBLICOS

12.  SISTEMA DE INDICADORES GESTIÓN.(ATENDIENDO A LAS CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN)

2.      ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN.

1.      PLAN OPERATIVO ANUAL

2.      INFORME DE GESTIÓN.

3.      ÁREA CONTABLE.

1.      LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES, REGISTROS Y AJUSTES

2.      ESTADOS FINANCIEROS DEL PERÍODO SUJETO A RENDICIÓN.

4.      ÁREA ADMINISTRATIVA.

1.      DECRETOS, RESOLUCIONES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS VINCULADOS CON EL MANEJO DE LOS RECURSOS ORDENADAS EN FORMA CRONOLÓGICA.

2.      CONSTANCIA DE LA CAUCIÓN PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS.

3.      ACTAS DE ENTREGA, EN EL CASO DEL CESE DE FUNCIONES POR PARTE DE LOS CUENTADANTES O RESPONSABLES EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS.

4.      INFORME DE AUDITORÍAS EXTERNAS PRACTICADAS AL ÓRGANO O ENTE, VINCULADAS AL MANEJO DE RECURSOS DURANTE EL PERÍODO SUJETO A REVISIÓN.

5.      ÁREA PRESUPUESTARIA.

1.      ORDENANZA DE PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS O PRESUPUESTO CUANDO SE TRATE DE UN ENTE DESCENTRALIZADO

2.      GACETAS DE CRÉDITOS ADICIONALES.

3.      GACETAS DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS.

4.      GACETAS CON RECTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

5.      GACETAS CON INSUBSISTENCIAS

6.      GACETAS CON REBAJAS AL PRESUPUESTO.

5.      EJECUCIONES PRESUPUESTARIAS DURANTE EL PERÍODO SUJETO A REVISIÓN.

6.      FORMULARIOS DE ASIGNACIÓN DE LOS CRÉDITOS PRESUPUESTARIOS Y DISTRIBUCIÓN GENERAL O ADMINISTRATIVA SEGÚN EL CASO

7.      REPORTE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

8.      RELACIÓN DE LOS COMPROMISOS VÁLIDAMENTE ADQUIRIDOS, CAUSADOS  Y NO PAGADOS AL CIERRE DEL EJERCICIO FISCAL.

6.      ÁREA FINANCIERA.

1.      RELACIÓN DE LAS CUENTAS BANCARIAS QUE MANEJA LA INSTITUCIÓN  Y SUS RESPECTIVAS AUTORIZACIONES POR PARTE DE LA OFICINA NACIONAL DEL TESORO.

2.      LIBROS AUXILIARES Y DE BANCO

3.      ESTADOS DE CUENTA Y CONCILIACIONES BANCARIAS DE CADA UNA DE LAS CUENTAS.

4.      PLANILLAS DE REINTEGRO AL TESORO MUNICIPAL POR LOS REMANENTES DE LOS FONDOS CAUSADOS Y NO PAGADOS, CUANDO PROCEDAN.

5.      RESUMEN DETALLADO DE LOS FONDOS DE AVANCE Y ANTICIPO, INDICANDO EL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LOS CREÓ, LOS RESPONSABLES, FINALIDADES, MONTOS, ENTIDAD Y CUENTA BANCARIA.

6.      LISTADO DE RETENCIONES EFECTUADAS A LOS PAGOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS ENTERADAS Y PENDIENTES POR ENTERAR CORRESPONDIENTE A: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, IVA Y TIMBRE FISCAL.

7.      ÁREA DE INGRESOS.

1.      LISTADO DETALLADO DE LOS RECURSOS (TRANSFERENCIAS, CRÉDITOS ADICIONALES, APORTES, SITUADO, DONACIONES, ENTRE OTROS) POR EL ENTE, INDICANDO: TIPO, INSTITUCIÓN EMISORA, FECHA, MONTO, OBJETO, ENTIDAD Y CUENTA BANCARIA.

2.      REPORTE ADMINISTRATIVO O RELACIÓN DETALLADA, CRONOLÓGICA Y CLASIFICADA POR TIPO Y RAMO DE INGRESOS (LIQUIDADOS, ANULADOS, EXONERADOS, EXENTOS Y RECAUDADOS. EN ELLOS DEBE CONSTAR: NOMBRES Y NÚMEROS DE CONTRIBUYENTES O USUARIOS, CONCEPTO, BASE LEGAL Y DE CÁLCULO.

3.      LISTADO DE CONTRIBUYENTES, CLIENTES O USUARIOS POR RUBRO DE INGRESOS, DONDE SE INDIQUE: NÚMERO DE REGISTRO, NOMBRE, DIRECCIÓN, CONCEPTO Y MONTO CAUSADO.

4.      PLANILLAS O COMPROBANTES DE INGRESOS, VENTAS O RENTAS Y CUALQUIER    OTRO  DOCUMENTO QUE  SE CONSIDERE    JUSTIFICATIVO     DE   LA  LIQUIDACIÓN LOS  CUALES  DEBERÁN  SER  ORDENADOS  DE  FORMA  CRONOLÓGICA  Y CORRELATIVA.

5.      RESUMEN DE LAS ANULACIONES, EXONERACIONES Y EXENCIONES, DONDE CONSTE LA JUSTIFICACIÓN Y PROCEDENCIA DEL BENEFICIO.

6.      RESUMEN DE LOS INGRESOS, VENTAS, O RENTAS CAUSADAS  Y POR LIQUIDAR O REGISTRAR, ASÍ COMO AQUELLOS LIQUIDADOS Y PENDIENTES DE RECAUDACIÓN AL 31/12 DE CADA AÑO.

8.         ÁREA DE EGRESOS

1.      LISTADO DE LAS ÓRDENES DE PAGO.

2.      LISTADO DE COMPROBANTES DE EGRESOS.

3.      ÓRDENES DE PAGO O COMPROBANTES DE EGRESO Y GASTOS, EMITIDOS DURANTE EL EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO CON SU CORRESPONDIENTE IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA, DEBIDAMENTE APROBADOS POR LOS RESPONSABLES AUTORIZADOS, ARCHIVADOS EN ORDEN CRONOLÓGICO Y CON LOS SOPORTES JUSTIFICATIVOS.

4.      ÓRDENES O COMPROBANTES DE PAGO Y SUS SOPORTES EFECTUADOS CON CARGO A FONDOS DE AVANCE, FONDOS EN ANTICIPO Y CAJAS CHICAS.

5.      LISTADOS DE GASTOS CAUSADOS Y NO PAGADOS AL 31 DE DICIEMBRE.

6.      RELACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA Y DE SERVICIO, ORDENADOS EN FORMA CRONOLÓGICA Y CORRELATIVA.

7.      RELACIÓN DE SOLICITUDES DE VIÁTICOS Y PASAJES, ORDENADOS EN FORMA CRONOLÓGICA Y CORRELATIVA.

8.       LISTADO DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIONES PÚBLICAS, PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES, EJECUCIÓN DE OBRAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS, A TRAVÉS DE CONSULTA DE PRECIOS, CONCURSOS ABIERTOS, CONCURSOS CERRADOS Y CONTRATACIONES DIRECTAS, ASÍ COMO AQUELLOS EXCLUIDOS DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN.

9. EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIONES PÚBLICAS (CONCLUIDOS: INCLUYE PAGOS) ELABORADOS POR LA COMISIÓN DE CONTRATACIONES. DICHOS EXPEDIENTES DEBERÁN ESTAR NUMERADOS, FOLIADOS Y CONTENER LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LA LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS Y SUS REGLAMENTOS.

10.  EXPEDIENTES DE LOS SERVICIOS BÁSICOS.

11.  LISTADO DE LOS BIENES ADQUIRIDOS, ASÍ COMO DE OBRAS Y SERVICIOS NO BÁSICOS CONTRATADOS Y EJECUTADOS O EN PROCESO DE EJECUCIÓN (DESMALEZAMIENTO, VIGILANCIA, APOYO A SISTEMAS, RECOLECCIÓN DESECHOS SÓLIDOS, AUDITORÍA EXTERNA, ETC.)

9.    ÁREA DE RECURSOS HUMANOS:

1 COMPROBANTES JUSTIFICATIVOS DE LOS GASTOS POR CONCEPTO  TALENTO HUMANO, QUE INCLUYA AL PERSONAL DE ALTO NIVEL, FIJO, EN COMISIÓN DE SERVICIO, CONTRATADO, JUBILADO Y PENSIONADO, ENTRE LOS CUALES DETALLAN LOS SIGUIENTES:

Ø  MANUAL DESCRIPTIVO DE CLASES DE CARGOS, REGISTRO DE ASIGNACIÓN DE CLASE DE CARGOS Y TABULADORES DE SUELDOS VIGENTES PARA EL PERSONAL.

Ø  EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA EN MATERIA DE PERSONAL.

Ø  RESUMEN MENSUAL DE TODAS LAS NÓMINAS DE PERSONAL( FIJO,, JUBILADO, CONTRATADO Y EN COMISIÓN DE SERVICIO) Y SUS EXPEDIENTES.

Ø  RESUMEN MENSUAL DE LAS RETENCIONES EFECTUADAS AL PERSONAL Y ENTERADAS A SUS LEGÍTIMOS BENEFICIARIOS (ISLR, IVSS, FAO, INCE).

Ø  RESUMEN MENSUAL DE LOS APORTES PATRONALES CANCELADOS Y ENTERADOS A SUS LEGÍTIMOS BENEFICIARIOS.

Ø  CONCILIACIONES MENSUALES CON LOS BENEFICIARIOS DE LOS APORTES PATRONALES (IVSS, PARO FORZOSO, POLÍTICA HABITACIONAL, CAJA DE AHORRO).

Ø  ESTADO DE CUENTA Y RESUMEN MENSUAL DETALLADO DEL FIDEICOMISO DE PRESTACIONES SOCIALES.

Ø  RESUMEN MENSUAL DEL PAGO POR CONCEPTO DE BONO DE ALIMENTACIÓN.

Ø  RESUMEN MENSUAL DEL PAGO DE COMISIONES POR SUMINISTRO DE TICKETS DE ALIMENTACIÓN O SU EQUIVALENTE.

Ø  RESUMEN MENSUAL DEL PAGO DEL BENEFICIO DE HCM.

Ø  RESUMEN MENSUAL DE PAGOS DE OTRAS REMUNERACIONES AL PERSONAL.

Ø  RESUMEN MENSUAL DE PAGOS DE BENEFICIOS ADICIONALES AL PERSONAL.

Ø  RESUMEN MENSUAL DE PAGOS DEL BONO VACACIONAL.

Ø  RESUMEN MENSUAL DE PAGOS DE AGUINALDOS O BONIFICACIÓN DE FIN DE AÑO.

Ø  RELACIÓN DETALLADA DE LOS COMPROMISOS PENDIENTES AL CIERRE DEL EJERCICIO, POR CONCEPTO  TALENTO HUMANO.

10.  ÁREA DE BIENES PÚBLICOS:

1.      DESIGNACIÓN DEL FUNCIONARIO  QUE ACTÚE COMO RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES. (VER: DECRETO CON RANGO Y FUERZA DE LEY ORGANICA DE BIENES PÚBLICOS)

2. CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES PÚBLICOS. VER: DECRETO CON RANGO Y FUERZA DE LEY ORGANICA DE BIENES PÚBLICOS)

3.      INVENTARIO INICIAL DE BIENES PÚBLICOS: MUEBLES E INMUEBLES, DONDE SE INDIQUE EL GRADO DE OPERATIVIDAD.

4.   FORMULARIOS AUXILIARES PRESCRIPTIVOS PARA EL CONTROL DE LOS BIENES PÚBLICOS.

5. RESUMEN DETALLADO DE LOS BIENES ARRENDADOS O EN COMODATOS.

6.      RELACIÓN DETALLADA DE BIENES TRANSFERIDOS BAJO CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN.

7.   LISTADO DE ADQUISICIONES E INCORPORACIONES DE BIENES AL INVENTARIO.

8. LISTADO DE LAS DESINCORPORACIONES DE BIENES Y SU JUSTIFICATIVO

9.  RELACIÓN DETALLADA Y CORRELATIVA DE LOS CONTROLES PERCEPTIVOS DE LOS BIENES ADQUIRIDOS, RECIBIDOS Y SUS CONDICIONES.

10.  RESUMEN DE FALTANTES DE BIENES Y SUS JUSTIFICATIVOS.

11. RESUMEN DE DONACIONES DE BIENES PÚBLICOS Y SUS JUSTIFICATIVOS.

12.  ESTUDIOS TÉCNICOS (AVALÚOS) ELABORADOS EN OCASIÓN DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES.

13.  INVENTARIO FINAL DE BIENES PÚBLICOS AL CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO.

14.  PÓLIZAS DE SEGURO DE BIENES, VIGENTES EN EL PERÍODO SUJETO A RENDICIÓN.

11.  ÁREA DE PROVEEDURÍA Y ALMACÉN.

1.      INVENTARIO AL INICIO DEL EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO A RENDIR.

2. ENTRADAS MENSUALES AL ALMACÉN O DEPÓSITO (TRASPASO, COMPRAS, PRODUCCIÓN, DONACIÓN, PERMUTA).

3.      REINTEGRO O DEVOLUCIONES MENSUALES.

4.      MOVIMIENTOS MENSUALES DE ALMACÉN Y PROVEEDURÍA, CON SUS JUSTIFICATIVOS.

5.  MOVIMIENTOS MENSUALES DE SALIDAS, VENTAS, SUMINISTROS, ENTREGA Y DONACIONES.

6. MOVIMIENTOS MENSUALES DE LAS DESINCORPORACIONES (DETERIORO, MERMA, INSERVIBILIDAD).

7.      MOVIMIENTOS MENSUALES DE PRÉSTAMOS AUTORIZADOS.

8. INVENTARIO FINAL AL CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO.

9.      ACTAS LEVANTADAS CON MOTIVO DE CONTROLES PERCEPTIVOS, CONTROLES DE INVENTARIO, FALTANTES, DESINCORPORACIONES, PRÉSTAMOS ETC.

GUÍA

DOCUMENTOS PARA EXAMEN DE LA CUENTA 2014 DEL MUNICIPIO ………………………………….DEL ESTADO…………….. 

v  PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

1-      ORDENANZA DE PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO DEL AÑO 2014 

2-      PLAN OPERATIVO ANUAL  

3-      INFORME DE GESTIÓN

4-      CRÉDITOS  ADICIONALES APROBADO SEGÚN DECRETO DE FECHA Y BOLÍVARES

5-      TRASPASOS  PRESUPUESTARIOS , SE EJECUTO Y SE CAUSO Y SE PAGO LA CANTIDAD

6-      RESUMEN GENERAL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

7-      RELACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS ELABORADOS

v  CONTABILIDAD

1-      BALANCE  GENERAL, LIBROS Y ESTADOS FINANCIEROS

2-      RELACIÓN SOBRE CONTRATOS ELABORADOS

v  ADMINISTRACIÓN Y FINANZA

1-      RELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

2-      LIBROS AUXILIARES

3-      ESTADOS DE CUENTAS Y CONCILIACIONES

4-      RESUMEN DETALLADO DE CAJA CHICAS

5-      CONSTANCIAS DE REPOSICIONES DE LOS FONDOS DE ANTICIPOS Y CAJAS CHICAS

6-      LISTADOS DE RETENCIONES EFECTUADAS ENTERADAS Y PENDIENTE POR ENTERAR( ISLR;  IVA; ETC. )

7-      LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO

8-      EXPEDIENTES DE CONTRATACIONES

9-      COMPROBANTES JUSTICIADOS DE LOS GASTOS POR CONCEPTOS DE RECURSOS HUMANO

10-  MANUAL DE CARGOS Y TABULADORES DE SUELDO VIGENTE

11-  RESUMEN MENSUAL D LA NOMINA DE PERSONAL

12-  RESUMEN MENSUAL DE LAS RETENCIONES EFECTUADAS AL PERSONAL  Y ENTERADOS A SUS LEGÍTIMOS BENEFICIARIOS

13-  RESUMEN  DE  LOS APORTES PATRONALES CANCELADOS Y ENTERADOS A SUS LEGÍTIMOS BENEFICIARIOS

14-  CONCILIACIONES MENSUALES CON LOS ÓRGANOS Y ENTES BENEFICIADOS DE LOS APORTES PATRONALES

15-  ESTADOS DE CUENTAS Y RESUMEN MENSUAL DEL FIDEICOMISO DE PRESTACIONES SOCIALES

16-  RESUMEN MENSUAL DEL PAGO DE BENEFICIO DE BONO DE  ALIMENTACIÓN

17-  RESUMEN MENSUAL DEL PAGO DE COMISIONES POR SUMINISTRO DE TICKET DE ALIMENTACIÓN O SU EQUIVALENTE

18-  RESUMEN DEL PAGO DEL BENEFICIO DE HCM O SU EQUIVALENTE

19-  RESUMEN MENSUAL DEL PAGO DE OTRAS REMUNERACIONES AL PERSONAL

20-  RESUMEN MENSUAL DEL PAGO DE BONO VACACIONAL

21-  RESUMEN DE PAGO DE AGUINALDO O BONIFICACIÓN DE FIN DE AÑO

22-  RELACIÓN DETALLADA DE LOS COMPROMISOS PENDIENTE AL CIERRE DEL AÑO 2014 POR CONCEPTOS DE RECURSOS HUMANO

v  BIENES PÚBLICOS

1.      DESIGNACIÓN DEL FUNCIONARIO  QUE ACTÚE COMO RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES.

2.      CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DE BIENES PÚBLICOS.

3.      INVENTARIO INICIAL PARA EL EJERCICIO 2014

4.      MOVIMIENTOS DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.   CUADRO QUE DIGA INCORPORACIONES DESINCORPORACIONES Y MOVIMIENTOS DE  LOS BIENES MUEBLES ASIGNADOS EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS

5.      BIENES FALTANTE

6.      INVENTARIO FINAL PARA EL EJERCICIO 2014

7.      PÓLIZA DE SEGURO DE BIENES

8.      ACCIONES REALIZADAS POR EL AREA DEL ARCHIVO GENERAL Y ALMACÉN