ACTAS DE ENTREGA DE LOS ÓRGANOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS OFICINAS O DEPENDENCIAS
Lcda. Gloria Rondón
Septiembre 2011
Constitución
de República Bolivariana VenezuelaGORBV Nº 5.908 del 19/02/2009) (Art. 141
Ley de
Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Publicada en
Gaceta Oficial Nº 6.013 Ext. De 23/12/2010.
(Artículos 51, 52 y 53 )
·
Reglamento
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.(GORBV Nº 39.240 del 12/08/2009) (Art. 83)
·
Reglamento
Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,
sobre el Sistema Presupuestario. (GORBV Nº 5.781 del 12/08/2005) (Art. 53 y 54)
·
Normas
para Regular la Entrega de los Órganos de la Administración Pública y de sus
Respectivas Oficinas o Dependencias. (GORBV Nº 39.229 del 28/07/2009)
2.
CONCEPTO
Es un instrumento administrativo mediante el cual
el servidor público que se separa de su empleo, cargo o función, deja
constancia del estado en que se encuentran los asuntos, bienes y recursos
asignados y en resguardo de la limitación de responsabilidades del servidor
público que recibe como del que hace entrega.
3.
DEBER DE HACER ENTREGA:
Todo
servidor público que administre, maneje o custodie recursos o bienes públicos, al cesar en su empleo, cargo o función, deberá entregar formalmente el órgano, entidad, oficina o dependencia de la cual sea responsable.
4.
OBJETIVO DEL ACTA
·
Que el
servidor público cuando se retira, proporcione a quien lo sustituya en el
cargo, los elementos necesarios que le permitan cumplir con las tareas y compromisos
inherentes al desempeño del cargo.
·
Permite
constatar el resultado de la gestión y de los objetivos propuestos.
·
Delimitación
de responsabilidades.
5.
MATERIALIZACIÓN DE LA ENTREGA
·
La
entrega se efectúa en la fecha en que el servidor público que lo sustituya en
sus funciones tome posesión del cargo, o en un plazo que no excederá de tres
(03) días hábiles contados a partir de la toma de posesión.
·
Entrega
al funcionario público que la máxima autoridad jerárquica del respectivo ente u
organismo designe para tal efecto.
6.
ÁMBITO SUBJETIVO DE APLICACIÓN:
·
Los
órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Nacional.
·
Los
órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal.
·
Los
órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los
distritos y distritos metropolitanos.
·
Los
órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Municipal.
·
Los
órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los
territorios federales y dependencias federales.
·
Los
institutos autónomos nacionales, estadales, distritales y municipales.
·
El Banco
Central de Venezuela.
·
Las
Universidades Públicas.
·
Las demás
personas de Derecho Público nacionales, estadales, distritales y municipales.
·
Las
sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren
los numerales anteriores tengan participación en su capital social, así como
las que se constituyan con la participación de aquellas.
·
Las
fundaciones y asociaciones civiles y demás instituciones creadas con fondos
públicos, o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales
anteriores (...)
7. AUTORIDADES RESPONSABLES DE LA ENTREGA:
·
Los
Presidentes de Juntas Directivas, Junta Administradora, Consejo Directivo u
órgano similar.
·
Los
Gerentes o Directores. Jefes Autoridades administrativas de cada departamento, sección
o cuadro organizativo específico.
·
Servidor
público saliente, elabora, presenta y suscribe la respectiva acta de entrega
8.
OMISIÓN DE LA ENTREGA FORMAL (ART.9
NRE)
Servidor
público entrante o la persona designada por la máxima autoridad jerárquica,
levanta acta detallada, con asistencia de dos testigos, y del auditor interno
del organismo entidad, dejará constancia del estado en que encuentre los
asuntos, bienes y recursos asignados, y se especificaran errores, deficiencias
u omisiones que se advirtieren, u
otra
situación que sea necesario señalar
9. CONTENIDO DEL ACTA:
·
Lugar y
fecha de la suscripción del Acta
·
Identificación
del órgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.
·
Identificación
de quien entrega y de quien recibe.
·
Motivo de
la entrega y su fundamentación legal.
·
Relación
de los anexos que acompañan al acta y que se mencionan en los Artículos 11 al
17 de las presentes Normas, según sea el caso, con mención expresa de que
forman parte integrante del acta.
·
Suscripción
del acta por parte de quien entrega y de quien recibe
1. ANEXOS DEL ACTA
·
Estado de
las cuentas que refleje la situación presupuestaria, financiera y patrimonial,
cuando sea aplicable.
·
Mención
del número de cargos existentes (empleados, obreros, fijos, contratados,
jubilados y pensionados)
·
Inventario
de bienes muebles e inmuebles
·
Situación
de la ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos
y las metas fijadas en el presupuesto.
·
Índice
general del archivo
·
Cualquier
otra información o documentación necesaria.
1. OTROS ANEXOS DEL ACTA:
·
Unidades Administradoras
(Art. 53 Reglamento Nº 1 de LOAFSP):
o Monto de los fondos de bienes
asignados a la respectiva unidad administradora.
o Saldo en efectivo de dichos
fondos a la fecha de entrega de la gestión
o Estados bancarios actualizados y conciliados.
o Lista de comprobantes de gastos.
o Cheques emitidos pendiente de
cobro.
·
Órganos o
entidades que manejan ramos específicos (Art. 13 NRE)
o Detalle de lo liquidado y
recaudado por los rubros respectivos, y de los derechos pendientes de recaudación
de años anteriores.
·
Órganos
de control fiscal (Art. 14 NRE)
o Relación de los expedientes
abiertos con ocasión del ejercicio de la potestad de investigación.
o Procedimientos administrativos
para la determinación de responsabilidades, con indicación del estado en que se
encuentran
·
Gobernaciones,
oficinas o dependencias de hacienda estadal (Art. 16 NRE)
o Situación del Tesoro Estadal.
o Información de la ejecución del
presupuesto estadal de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso
y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.
o Situación de las cuentas del
respectivo estado
·
Alcaldías,
dirección de hacienda distrital o municipal (Art. 17 NRE)
o Situación del Tesoro Distrital o
Municipal.
o Información de la Ejecución del
presupuesto distrital o municipal de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario
en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.
o Situación de las cuentas
distritales o municipales.
o Inventario detallado de los
terrenos ejidos y de los terrenos propios distritales o municipales.
o Relación de ingresos producto de
las ventas de terrenos ejidos o terrenos propios distritales o municipales.
1. DATOS E INFORMACIÓN QUE DEBE INCLUIRSE EN EL ACTA
Los
anexos del acta de entrega deberán incluir datos e información, con fecha de
corte al momento del cese del servidor público que entrega.
Es
responsabilidad de quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos tanto
cualitativa como cuantitativamente. (Art. 18 NRE)
En caso
de no existir información o los documentos requeridos para el acta y sus
anexos, se dejará constancia de tal condición y de los motivos que impidieron
su entrega. (Art. 19 NRE)
Especificar
los errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren en el levantamiento de
la misma, así como cualquier otra situación que sea necesario señalar. (Art. 20 NRE)
... ORIGINAL Y COPIAS DEL ACTA Y SUS ANEXOS:
o El acta de entrega y sus anexos
se elaborarán en original y tres copias certificadas. (Art. 21 NRE)
o Original se archiva en el
despacho de la máxima autoridad jerárquica, o en la oficina o dependencia que
se entrega.
o Una (1) copia certificada se
entregará al servidor público que recibe.
o Una (1) copia certificada se
entregará al servidor público que entrega.
o Una (1) copia certificada se
entregará a la Unidad de Auditoría Interna del órgano o entidad, dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de suscripción del acta.
