domingo, 11 de agosto de 2013

PROCESO DE ADECUACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y REGISTROS DE LOS BIENES PÚBLICOS EN LOS ÓRGANOS Y ENTES DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL





 REPÚBLIA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE PLANIFICACION Y FINANZAS
SUPERINTENDENCIA DE BIENES PÚBLICOS (SUDEBIP)


INSTRUCTIVO GENERAL DE INICIO
PROCESO DE ADECUACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y REGISTROS DE LOS BIENES PÚBLICOS EN LOS ÓRGANOS Y ENTES DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL

FUNDAMENTACIÓN
El presente documento tiene por finalidad indicar los pasos que deberán seguir los Órganos y Entes del Sector Público Nacional, a los fines de dar inicio a las actividades vinculadas al proceso de Adecuación de los Inventarios y Registros de los Bienes Públicos que administran, conforme a los instrumentos de carácter normativo, técnico y procedimental, que a tal efecto ha formalizado esta superintendencia.
El proceso de adecuación antes mencionado, da cumplimiento a la Disposición Transitoria Segunda del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos (publicada en G.O.R.B.V N° 39.952 de fecha 26/06/2012), que ordena la adecuación de los inventarios y registros de los Bienes Públicos por parte de los Órganos y Entes que conforman el Sector Público, de acuerdo a los lineamientos que al efecto establezca la SUDEBIP; como punto de partida para la conformación del Registro General de Bienes Públicos, consagrado en el artículo 31 del referido Decreto Ley.
Dicho sistema, está definido como una herramienta que, soportada en medios informáticos, permite mostrar permanente información actualizada, en relación a:
• Indicación de los bienes, acciones y derechos propiedad del Sector Público, sean éstos del dominio público o privado, con especificación del Órgano o Ente que ostente la titularidad de la propiedad, asignación o adscripción de los mismos; los derechos patrimoniales incorporales y los bienes georreferenciados de valor artístico e histórico.
• Forma, fecha y valor de adquisición.
• Estado de conservación, uso y mantenimiento.
• Ubicación geográfica y georreferenciada del bien.
• Responsable Patrimonial del mantenimiento, conservación y protección del bien.
• Valor de mercado actualizado del bien.
• Cualquier otra información que se estime conveniente para la correcta ubicación y clasificación de los Bienes Públicos.

La Adecuación de los Inventarios y Registros de los Bienes Públicos, se entenderá como el proceso que, en apego a la normativa legal y reglamentaria establecida en la materia, permitirá la adecuación de las estructuras de datos que soportan los inventarios y registros de los Bienes Públicos que administran los Órganos y Entes del Sector Público, y la posterior remisión a la SUDEBIP de la información correspondiente a estos inventarios y registros actualizados, con el propósito de conformar el Inventario General de Bienes Públicos de los Órganos y Entes del Sector Público; uno de los requisitos iniciales para la puesta en marcha del Sistema de Información del Registro General de Bienes Públicos (SIRGEBIP).
Desde el punto de vista de su ejecución, el proceso estará caracterizado de la siguiente manera:
• Los parámetros y criterios para su realización, han sido establecidos por la SUDEBIP en términos de: fases, actividades, responsables, tiempos de ejecución y entregables.
• Las fases y actividades del proceso han sido estructuradas sobre la base de una lógica de ejecución que contempla: mecanismos de consultas, aclaratorias e instrumentos de capacitación.
• Las actividades para la adecuación de las estructuras de datos, preparación y remisión de la data actualizada inherente a los inventarios y registros de los Bienes Públicos, serán responsabilidad de los Órganos y Entes.
• Las actividades para la recepción, validación y consolidación de la información de los inventarios y registros de los Bienes Públicos de los Órganos y Entes, serán competencia de la SUDEBIP.
• El proceso estará soportado por instrumentos de tipo documental conformados principalmente por el manual ya referido y otros complementarios de carácter instructivo e informativo.
• Las herramientas informáticas que soportarán el proceso, estarán representadas por las funcionalidades disponibles del componente de software del sistema (SIRGEBIP) y el uso de la mensajería electrónica.
• Además de estas herramientas, la SUDEBIP dispondrá de un Centro de Atención y Gestión de Requerimientos Institucionales (CENAGER), para la canalización de las solicitudes y planteamientos que desde los Órganos y Entes se generen, como parte de la ejecución de las actividades.

En este orden de ideas, se concibe este instructivo general como una guía de orientación para la realización de las primeras actividades que dan inicio al proceso.
PASOS INICIALES
De conformidad con las disposiciones establecidas en la Providencia Administrativa N° 006-2013 emanada de la Superintendencia de Bienes Públicos de fecha 22/02/2013 y publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 40.120 de fecha 28/02/2013, las especificaciones técnicas contenidas en el Manual de Especificaciones Técnicas para la Adecuación de los Inventarios y Registros de los Bienes Públicos en los Órganos y Entes del Sector Público (Versión 1, febrero 2013), aprobado por el Superintendente Nacional de Bienes Públicos mediante Punto de Cuenta N° 001-RGBP de fecha 01/03/2013 y el Cronograma General de Actividades que aplicará a los Órganos y Entes que conforman el Sector Público Nacional, aprobado mediante Punto de Cuenta N° 002-RGBP de fecha 01/03/2013, se establecen las siguientes actividades iniciales:
1. VERIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS RECIBIDOS.

Una vez recibido el oficio mediante el cual la SUDEBIP formaliza el proceso, el funcionario designado por la máxima autoridad del respectivo Órgano o Ente, deberá verificar la recepción de los siguientes anexos:
• Credenciales del “usuario de inicio” asignadas al Órgano o Ente para la conexión al sistema (impresa y en sobre cerrado)
• Instructivo General de Inicio (digitalizado).
• Decreto N° 9.041 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos (reimpresión), publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 39.952 de fecha 26/06/2012 (digitalizado).
• Providencia Administrativa N° 006-2013 emanada de la Superintendencia de Bienes Públicos de fecha 22/02/2013, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, N° 40.120 de fecha 28/02/2013 (digitalizada).
• Manual de Especificaciones Técnicas para la Adecuación de los Inventarios y Registros de los Bienes Públicos en los Órganos y Entes del Sector Público (Versión 1, febrero 2013) (digitalizado).
• Cronograma General de Actividades aplicable al Sector Público Nacional (febrero 2013) (digitalizado).
INSTRUCTIVOGENERALDE INICIOPROCESO DEADECUACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y REGISTROS DE LOS BIENES PÚBLICOS
2.LECTURA DE LOS PRIMEROS INSTRUMENTOS.

Una vezverificada la recepción de los anexos, se deberá realizar una lectura rigurosa tantodel Decreto N° 9.041 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos, como delaProvidencia Administrativa N° 006-2013. Esto,con la finalidad de cumplirconlasprimerasactividades que de su lectura se desprenden yal mismo tiempo,generar las consultas yaclaratorias en relación a la aplicacióndetalesinstrumentos en el marco de la ejecución delproceso.
3.NOMBRAMIENTO DEL RESPONSABLE PATRIMONIAL.

Después de realizar la lectura de los instrumentos indicados en el paso anterior, se deberánverificar las actividades internas a nivel del Órgano o Ente, conducentes a la designacióndelResponsable Patrimonial,tal comolo exige el artículo 1de laProvidencia Administrativayareferida.
4.PRIMER CONTACTO.

Elfuncionarioreceptordesignado por la máxima autoridad del Órgano o Entecomo Responsable Patrimonial,deberárealizar el primer contacto con la SUDEBIP, enviando unmensaje de correo electrónico a la direcciónsudebip_registro@mpf.gob.veparaconfirmar larecepción de todos los instrumentosy al mismo tiempo suministrarlos siguientes datos:
Del Responsable Patrimonial:
•Nombresy Apellidos
•Cédula de Identidad
•Cargo
•Denominación de launidad deadscripción
•Teléfono de contacto
•Correo electrónico (institucional y no genérico)

Del Órgano o Ente:
•Nombreo Razón Socialdel Órgano o Ente
•Número del Registro de Información Fiscal del Órgano o Ente (R.I.F)

Dicho mensaje de correo electrónico es de suma importancia, dado que la SUDEBIP actualmente está conformando el “Directorio de Contactos Institucionales”, necesario como herramienta de apoyo, no sólo para el proceso que se está desarrollando, sino también para las próximas actividades que en el corto plazo se estarán acometiendo.
Al respecto, serán estos funcionarios quienes tramitarán ante la SUDEBIP las solicitudes de consultas y aclaratorias que se generen en el marco de la ejecución del Cronograma General de Actividades, correspondiente al proceso.
Las consultas y aclaratorias por parte de los Órganos y Entes serán canalizadas a través del Centro de Atención y Gestión de Requerimientos Institucionales de la Superintendencia (CENAGER), mediante el uso del correo electrónico sudebip_registro@mpf.gob.ve o en su defecto por los números telefónicos (0212) 8025473-5477-5469/8025501-5507-5515. Las respuestas serán emitidas por la SUDEBIP a través de la mensajería electrónica y adicionalmente serán publicadas en el “espacio web compartido(Menú de Inicio) que proporciona el Sistema de Información del Registro General de Bienes Públicos (SIRGEBIP).
5. LECTURA DE LOS DEMAS INSTRUMENTOS.

Realizado el primer contacto, se deberá continuar con la lectura rigurosa y pormenorizada del Manual de Especificaciones Técnicas para la Adecuación de los Inventarios y Registros de los Bienes Públicos y el Cronograma General de Actividades recibidos, a los fines de determinar sus alcances y tener una visión global del proceso.
Durante la realización de este paso, se recomienda generar todas las consultas y aclaratorias que se consideren pertinentes y canalizarlas al CENAGER de la SUDEBIP, por los mecanismos de comunicación ya indicados.
6. CONEXIÓN INICIAL AL SISTEMA (MENU DE INICIO).

Haciendo uso de las Credenciales del “usuario de inicio” entregadas al Órgano o Ente, se deberá verificar la conexión al “espacio web compartido” (Menú de Inicio) que proporciona el Sistema de Información del Registro General de Bienes Públicos (SIRGEBIP), para propósitos de coordinación de actividades, publicación de aclaratorias, manuales, instructivos, cuestionarios y solicitud de cualquier tipo de información adicional.
Los parámetros de autenticación del usuario y la dirección URL de ubicación del sistema, se indican en el documento de credenciales del “usuario de inicio”.
Cualquier inconveniente que se presente durante la realización de esta actividad, deberá ser comunicado inmediatamente al CENAGER de la SUDEBIP, a través de los mecanismos que han sido indicados (mensajería electrónica o llamada telefónica).

7. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES SEGÚN CRONOGRAMA
Llegado este paso, los Órganos y Entes continuarán con la ejecución del proceso según las actividades programadas en el Cronograma General de Actividades.
Al respecto, se recomienda que cada Órgano y Ente genere a nivel interno su propio cronograma de actividades, basado en una planificación interna que le permita cumplir con los tiempos y entregables establecidos, en el Cronograma General de Actividades del proceso.

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